Traitement de fichier en BtoC : quels sont les différents types ?
La clé d’une campagne marketing réussie par l’envoi de courriers postaux réside dans l’utilisation de fichiers BtoC de qualité. À cet effet, il est essentiel de procéder au traitement de ses données avant de s’en servir. Trois grands types de traitements des fichiers BtoC existent. On se propose de les exposer dans cet article.
Traitement RNVP : pour une actualisation efficace des fichiers clients
Le sigle RNVP se définit par les termes suivants : Restructuration, normalisation et validation postale. Quand on dispose d’un fichier d’adresses BtoC, c’est la première opération à effectuer pour garantir des envois efficaces. Avec un traitement RNVP, on procède à l’épuration de la liste en éliminant les adresses sans destinataire ou celles comportant des informations erronées. Ce qui réduit considérablement l’importance des PND, ces courriers qui sont renvoyés par la poste, car ils ne peuvent pas être distribués.
Mais pour que le lessivage s’effectue selon les normes postales, il faudrait utiliser un logiciel de traitement dont les fonctionnalités permettent d’éliminer réellement les différents types d’erreurs les plus fréquentes. Elles peuvent concerner la normalisation qui se traduit par le respect de la casse :
- majuscule, minuscule,
- la ponctuation,
- les caractères autorisés,
- la façon d’abréger certains mots,
- etc…
En ce qui concerne la validation, elle implique la prise en compte des codes postaux mis à jour, la bonne graphie des noms des localités et des voies suivant les indications prescrites par le Service national de l’adresse (SNA) rattaché à La Poste.
Un traitement RNVP mené à bien est synonyme de prospection marketing par voie postale réussie, de diminution des PND et de réduction des coûts de vos campagnes de marketing direct.
Déduplication et dédoublonnage : garanties de professionnalisme et réduction des coûts
Un des facteurs qui nuisent à la qualité des fichiers clients réside dans le fait qu’ils permettent des envois multiples à une même personne. Pour éviter cette erreur préjudiciable à l’image de votre entreprise, la déduplication et le dédoublonnage constituent des traitements à privilégier. On effectue ces révisions à la suite du traitement RNVP. Au terme de l’opération, les éléments dupliqués ou et ceux qui possèdent des doublons sur le ficher sont supprimés. Et cela réduit tout risque d’envois répétés du même courrier à un même destinataire.
Pour réussir la déduplication et le dédoublonnage des éléments d’un fichier BtoC, on se servira d’un logiciel adapté. Le programme choisi devra inspecter les adresses et les comparer en indexant chacune leurs composantes. Il scrutera les référentiels postaux et ceux qui sont spécifiques aux données à traiter. Les programmes de dédoublonnage les plus efficaces offrent des possibilités pour paramétrer certaines fonctionnalités relatives à vos objectifs.
Traitement des PND pour diminuer le volume des renvois de courriers
L’appellation PND, qui se définit par les termes de Pli non distribuable, renvoie aux courriers que La Poste n’est pas en mesure d’acheminer vers des destinataires précis. En retournant l’enveloppe à son expéditeur, le service postal mentionne par une étiquette la cause du retour. Les motifs les plus fréquents des PND se traduisent par l’indication d’une adresse inexistante par l’expéditeur, l’utilisation d’une adresse incomplète, un destinataire qui n’existe pas ou encore un déménagement.
Quelle que soit la raison d’un PND, celui-ci constitue un facteur qui compromet le succès d’une campagne d’envoi de courriers par La Poste. Si l’on considère que le coût d’un PND s’établit à un euro, on imagine la perte que peuvent occasionner des milliers de retours. C’est pourquoi il s’avère important de traiter ses fichiers BtoC du point de vue des PND avant leur utilisation. Pour assurer un traitement efficace des fichiers, le recours à un prestataire bien au fait des travaux d’actualisation du Service national de l’adresse offre un certain gage. De plus, l’entreprise doit disposer d’un logiciel de traitement aux normes.
Les fonctionnalités du programme devront éliminer les fausses adresses dues à un déménagement, les coordonnées inexistantes et détecter les nouvelles adresses dans le cas d’un déplacement du destinataire. À signaler que le traitement RNVP renforce celui des PND.
En conclusion
Un fichier BtoC viable, qui permet d’atteindre ses objectifs marketing, doit subir le traitement RNVP, le dédoublonnage, la déduplication et le traitement des PND. Le choix des outils de mise en conformité conditionne le succès des opérations. Il convient de bien étudier les fonctionnalités du logiciel ou les caractéristiques du service de traitement avant d’effectuer sa sélection.